Archivage des factures électroniques : combien de temps et comment ?

L'archivage reste-t-il obligatoire ?

Oui, totalement. Passer à la facture électronique ne supprime pas l'obligation de conserver vos factures. C'est même plus exigeant : le format électronique impose des conditions de fiabilité dans la durée.

Combien de temps faut-il conserver ses factures ?

10 ans. L'article L102 B du Livre des procédures fiscales impose la conservation pendant 10 ans à compter de la clôture de l'exercice ; l'article L123-22 du Code de commerce prévoit la même durée. Conserver 10 ans couvre donc les deux obligations, pour vos factures émises comme reçues.

Quelle différence entre archivage simple et valeur probante ?

• Archivage simple : stocker un fichier ne garantit pas qu'il n'a pas été modifié.
• Valeur probante : garantit, de façon opposable en cas de contrôle, l'authenticité de l'origine, l'intégrité du contenu et la lisibilité du document (art. 289 du CGI). Ces trois conditions sont cumulatives sur toute la durée.

Les normes NF Z42-013 et ISO 14641 définissent les exigences techniques d'un archivage à valeur probante.

Que vérifier dans votre outil ?

Posez la question directement : l'archivage est-il à valeur probante ? Pour 10 ans ? Pouvez-vous récupérer vos factures à tout moment, même après avoir changé d'outil ? Ces réponses déterminent votre tranquillité le jour d'un contrôle.

Questions fréquentes

Puis-je juste garder mes PDF dans un dossier ? Non : sans garantie d'intégrité et d'authenticité, ils risquent de perdre leur valeur probante.

Une facture non archivée correctement est-elle un risque ? Oui : elle peut être écartée comme justificatif lors d'un contrôle fiscal.