Les formats acceptés
La réglementation française accepte plusieurs formats pour l'archivage légal des factures électroniques :
- Factur-X : PDF/A-3 avec fichier XML CII intégré. Format hybride recommandé en France.
- UBL 2.1 : XML pur, standard européen, utilisé notamment via Peppol.
- CII (Cross Industry Invoice) : XML pur, standard ISO 19005, compatible EN16931.
- PDF/A-3 seul : uniquement si accompagné d'une piste d'audit fiable prouvant son intégrité.
Ce qu'il NE faut PAS faire
- Extraire uniquement le PDF et supprimer le XML intégré
- Convertir en JPG ou autre format image pour "économiser de l'espace"
- Archiver uniquement les données saisies dans votre logiciel (sans le fichier original)
Archivage électronique à valeur probante (SEA)
Pour une valeur juridique maximale, un Système d'Archivage Électronique (SAE) certifié NF Z42-013 offre :
- Horodatage qualifié
- Scellement cryptographique des archives
- Journalisation inaltérable des accès
La plupart des PA incluent un SAE dans leur offre.